Zamestnávatelia v priebehu času spracúvajú množstvo údajov o svojich zamestnancoch. Všetky tieto údaje sú uložené v personálnom spise. Tento súbor obsahuje dôležité osobné údaje, a preto je nevyhnutné, aby sa to robilo bezpečne a správne. Ako dlho môžu zamestnávatelia (alebo v niektorých prípadoch povinní) uchovávať tieto údaje? V tomto blogu sa dočítate viac o zákonnej dobe uchovávania personálnych spisov a o tom, ako s ňou naložiť.
Čo je to personálny spis?
Ako už bolo spomenuté vyššie, zamestnávateľ musí často riešiť personálne údaje svojich zamestnancov. Tieto údaje musia byť riadne uložené a následne zničené. Deje sa tak prostredníctvom personálneho spisu. To zahŕňa meno a adresu zamestnanca (zamestnancov), pracovné zmluvy, správy o výkone atď. Tieto údaje musia spĺňať požiadavky podľa predpisov AVG a musia sa uchovávať po určitú dobu.
(Ak chcete vedieť, či váš personálny spis spĺňa požiadavky AVG, pozrite si náš kontrolný zoznam osobných spisov AVG tu)
Uchovávanie údajov o zamestnancoch
AVG neuvádza konkrétne doby uchovávania osobných údajov. Na dobu uchovávania osobného spisu neexistuje jednoznačná odpoveď, pretože pozostáva z rôznych typov (osobných) údajov. Pre každú kategóriu údajov platí iná doba uchovávania. Ovplyvňuje aj to, či je daná osoba stále zamestnancom, alebo či odišla zo zamestnania.
Kategórie doby uchovávania
Ako je uvedené vyššie, s uchovávaním osobných údajov v osobnom spise súvisia rôzne doby uchovávania. Je potrebné zvážiť dve kritériá, a to to, či je zamestnanec stále zamestnaný, alebo či odišiel zo zamestnania. Nasledujúce ukazuje, kedy by mali byť určité údaje zničené, alebo skôr uchované.
Aktuálny personálny spis
Pre údaje obsiahnuté v aktuálnom osobnom spise zamestnanca, ktorý je stále zamestnaný, nie sú stanovené žiadne pevné doby uchovávania. AVG len ukladá zamestnávateľom povinnosť udržiavať osobné záznamy „aktuálne“. To znamená, že samotný zamestnávateľ je povinný stanoviť lehotu na periodické preverovanie personálnych spisov a likvidáciu neaktuálnych údajov.
Podrobnosti o žiadosti
Údaje o prihláške týkajúce sa uchádzača, ktorý nie je prijatý do zamestnania, musia byť zlikvidované maximálne do 4 týždňov od skončenia prijímacieho konania. Do tejto kategórie patria údaje ako motivačný list alebo žiadosť, životopis, vyhlásenie o správaní, korešpondencia s uchádzačom. So súhlasom žiadateľa je možné uchovávať údaje cca 1 rok.
Proces reintegrácie
Keď zamestnanec dokončí proces opätovného začlenenia a vráti sa do svojho zamestnania, platí maximálne obdobie uchovávania 2 roky po ukončení opätovného začlenenia. Existuje výnimka, keď je zamestnávateľ samopoistiteľom. V takom prípade platí lehota uchovávania 5 rokov.
Maximálne 2 roky po skončení pracovného pomeru
Po odchode zamestnanca zo zamestnania sa na väčšinu (osobných) údajov v personálnom spise vzťahuje lehota uchovávania až 2 roky.
Táto kategória obsahuje:
- Pracovné zmluvy a ich dodatky;
- Korešpondencia týkajúca sa rezignácie;
- Správy o hodnoteniach a prehľadoch výkonnosti;
- Korešpondencia týkajúca sa povýšenia/preradenia;
- Korešpondencia o chorobe od UWV a podnikového lekára;
- Správy súvisiace so zákonom o zlepšení vrátnikov;
- dohody o členstve v zamestnaneckej rade;
- Kópia certifikátu.
Minimálne 5 rokov po skončení pracovného pomeru
Na niektoré osobné údaje sa vzťahuje 5-ročné obdobie uchovávania. Zamestnávateľ je preto povinný uchovávať tieto údaje po dobu 5 rokov od odchodu zamestnanca zo zamestnania. Ide o nasledujúce údaje:
- Výkazy k dani zo mzdy;
- Kópia dokladu totožnosti zamestnanca;
- údaje o etnickom pôvode a pôvode;
- Údaje týkajúce sa daní zo mzdy.
Tieto údaje by sa preto mali uchovávať najmenej päť rokov, a to aj v prípade, že ich v osobnom spise nahradia nové výpisy.
Minimálne 7 rokov po skončení pracovného pomeru
Ďalej má zamestnávateľ aj takzvanú „zádržnú daňovú povinnosť“. Týmto sa zamestnávateľovi ukladá povinnosť uchovávať všetky základné záznamy po dobu 7 rokov. Čiže toto zahŕňa základné údaje, exekúcie miezd, mzdové záznamy a dohody o mzdách.
Vypršala doba uchovávania?
Po uplynutí maximálnej doby uchovávania údajov z osobného spisu zamestnávateľ už tieto údaje nesmie používať. Tieto údaje by sa potom mali zničiť.
Keď uplynula minimálna doba uchovávania, zamestnávateľ smieť zničiť tieto údaje. Výnimka platí, keď uplynula minimálna doba uchovávania a zamestnanec požiada o likvidáciu údajov.
Máte otázky týkajúce sa období uchovávania súborov zamestnancov alebo období uchovávania iných údajov? Ak áno, kontaktujte nás. náš právnici v zamestnaní radi vám pomôžeme!
