Zákon o elektronickom podávaní v obchodných registroch: ako sa vláda pohybuje v čase
úvod
Súčasťou mojej každodennej praxe je pomáhať medzinárodným klientom, ktorí podnikajú v Holandsku. Holandsko je koniec koncov skvelou krajinou, v ktorej môže podnikať, ale štúdium jazyka alebo zvyknutie si na holandské obchodné praktiky môžu byť pre zahraničné spoločnosti niekedy komplikované. Preto sa často oceňuje pomocná ruka. Rozsah mojej pomoci siaha od pomoci pri zložitých úlohách až po pomoc pri komunikácii s holandskými orgánmi. Nedávno som dostal otázku od klienta, aby som vysvetlil, čo bolo presne uvedené v liste Holandskej obchodnej komory. Tento jednoduchý, aj keď dôležitý a informačný list sa týkal novosti pri podávaní účtovnej závierky, ktorá bude čoskoro možná iba elektronicky. Tento list bol výsledkom želania vlády posunúť sa v čase, využiť výhody elektronickej výmeny údajov a zaviesť štandardizovaný spôsob riešenia tohto každoročného opakovaného procesu. Z tohto dôvodu sa účtovné závierky musia ukladať elektronicky od finančného roka 2016 alebo 2017, ako je uvedené v Wet deponering in handelsregisters langs elektronische weg (zákon o elektronickom podávaní v obchodných registroch), ktorý bol zavedený spolu s Besluit elektronische odkladanie registrov Handels (Uznesenie o elektronickom podávaní v obchodných registroch); posledne menovaný poskytuje ďalšie podrobné pravidlá. Je to dosť sústredené, ale čo presne tento zákon a uznesenie znamenajú?
Vtedy a teraz
Predtým mohli byť finančné výkazy uložené v obchodnej komore elektronicky aj na papieri. Holandský občiansky zákonník stále do veľkej miery pozná ustanovenia založené na zložení papiera. V súčasnosti možno túto metódu považovať za zastaranú a bol som skutočne trochu prekvapený, že tento vývoj nenastal skôr. Nie je ťažké si predstaviť, že ukladanie účtovných závierok na papier má veľa nevýhod v porovnaní s elektronickým ukladaním týchto dokumentov z pohľadu nákladov a času. Popremýšľajte, aké sú náklady na papier a náklady a čas potrebný na to, aby boli ročné zúčtovania vyhotovené na papieri a predložené - tiež na papieri - obchodnej komore, ktorá potom musí tieto písomné dokumenty spracovať, nehovoriac o čase a nákladoch, ktoré vzniknú. keď necháte účtovníka zostaviť alebo overiť tieto (neštandardizované) finančné výkazy. Vláda preto navrhla využiť „SBR“ (skratka pre: Standard Business Report), čo je štandardizovaná elektronická metóda vytvárania a predkladania finančných informácií a dokumentov na základe katalógu údajov (holandská taxonómia). Tento katalóg obsahuje definície údajov, ktoré možno použiť na zostavenie účtovnej závierky. Ďalšou výhodou metódy SBR je, že sa zjednoduší nielen výmena údajov medzi spoločnosťou a obchodnou komorou, ale vďaka štandardizácii sa uľahčí aj výmena údajov s tretími stranami. Malé spoločnosti už môžu predkladať ročné výkazy elektronicky pomocou metódy SBR od roku 2007. Pre stredné a veľké podniky bola táto možnosť zavedená v roku 2015.
Kedy a pre koho?
Vláda dala jasne najavo, že odpoveď na túto otázku je typickým prípadom „veľkosti záležitostí“. Malé podniky budú povinné predkladať finančné výkazy elektronicky prostredníctvom SBR od finančného roku 2016. Alternatívne, malé podniky, ktoré (navrhujú a) predkladajú účtovnú závierku sami, majú možnosť uložiť výkazy prostredníctvom bezplatnej online služby - služby „zelf deponeren jaarrekening“ - ktorá je v prevádzke od roku 2014. Výhodou tohto služba je, že človek nebude musieť kupovať softvér, ktorý je „kompatibilný s SBR“. Stredné podniky budú musieť predkladať účtovnú závierku prostredníctvom SBR od finančného roku 2017. Pre tieto podniky bude zavedená dočasná alternatívna online služba („opstellen jaarrekening“). Prostredníctvom tejto služby môžu stredné podniky sami zostavovať účtovnú závierku vo formáte XBRL. Následne môžu byť tieto vyhlásenia predložené prostredníctvom online portálu („Digipoort“). To znamená, že spoločnosť nebude musieť nevyhnutne kupovať softvér kompatibilný s SBR okamžite. Táto služba bude dočasná a zabaví sa po piatich rokoch, počnúc rokom 2017. Veľké podniky a stredne veľké skupinové štruktúry nie sú povinné podať účtovnú závierku prostredníctvom SBR. Je to preto, že tieto podniky musia riešiť veľmi zložitý súbor požiadaviek. Očakáva sa, že tieto podniky budú mať od roku 2019 možnosť vybrať si medzi podaním prostredníctvom SBR alebo podaním prostredníctvom špecifického európskeho formátu.
Žiadne pravidlá bez výnimiek
Pravidlo by nebolo pravidlom, keby neexistovali žiadne výnimky. Po druhé, presnejšie. Nové pravidlá týkajúce sa predkladania účtovnej závierky sa nevzťahujú na právnické osoby a spoločnosti so sídlom mimo Holandska, ktoré majú na základe Handelsregisterbesluit 2008 (uznesenie o obchodnom registri 2008) povinnosť predkladať finančné dokumenty. v obchodnej komore, pokiaľ a vo forme, v ktorej by sa tieto dokumenty mali zverejňovať v krajine sídla. Druhá výnimka sa týka emitentov definovaných v článku 1: 1 Wft (zákon o finančnom dohľade) a dcérskych spoločností emitenta, ak ide o samotných emitentov. Emitent je každý, kto chce emitovať cenné papiere alebo má v úmysle emitovať cenné papiere.
Iné body pozornosti
Stále to nie je všetko. Samotné právne subjekty musia vziať na vedomie niektoré ďalšie dôležité aspekty. Jedným z týchto aspektov je skutočnosť, že právnická osoba bude naďalej zodpovedná za predkladanie účtovnej závierky, ktorá je v súlade so zákonom. To okrem iného znamená, že účtovná závierka by mala byť schopná vytvoriť taký prehľad, aby bolo možné dostatočne posúdiť finančnú situáciu právnickej osoby. Preto odporúčam každej spoločnosti, aby údaje v účtovnej závierke starostlivo skontrolovala predtým, ako budú vždy zaevidované. V neposlednom rade venovať pozornosť skutočnosti, že odmietnutie podať vyhlásenia spôsobom, ktorý je predpísaný, bude predstavovať trestný čin na základe zákona o hospodárskej súťaži Wet op de Economische Delicten. Skôr pohodlne sa potvrdilo, že finančné výkazy zostavené metódou SBR sa môžu použiť na zhromaždenie akcionárov na zostavenie týchto výkazov. Tieto účty môžu byť predmetom auditu účtovníka v súlade s článkom 2: 393 holandského občianskeho zákonníka.
záver
Zavedením zákona o elektronickom podávaní v obchodných registroch as ním spojeným uznesením vláda preukázala pekný pokrok. V dôsledku toho bude pre malé a stredné podniky povinné ukladať finančné výkazy elektronicky od roku 2016, resp. 2017, pokiaľ spoločnosť nespadá do rámca jednej z výnimiek. Výhody sú početné. Napriek tomu odporúčam všetkým spoločnostiam, aby si udržali svoj rozum, pretože konečná zodpovednosť stále spočíva na samotných povinných podnikoch a ako riaditeľ spoločnosti sa určite nechcete nechať zaoberať následkami.
Kontakt
V prípade ďalších otázok alebo pripomienok po prečítaní tohto článku sa obráťte na pána Ing. Maxim Hodak, advokát na Law & More cez maxim.hodak@lawandmore.nl alebo mr. Tom Meevis, advokát Law & More cez tom.meevis@lawandmore.nl alebo nám zavolajte na +31 (0) 40-3690680.