Organizácia kontrolného zoznamu údajov personálnych súborov
Ako zamestnávateľ je dôležité správne uchovávať údaje svojich zamestnancov. Pri tom ste povinný viesť personálnu evidenciu osobných údajov zamestnancov. Pri ukladaní takýchto údajov je potrebné brať do úvahy všeobecné nariadenie o ochrane osobných údajov (AVG) a Implementačný zákon všeobecné nariadenie o ochrane údajov (UAVG). AVG ukladá zamestnávateľovi povinnosti v súvislosti so spracúvaním osobných údajov. Prostredníctvom tohto kontrolného zoznamu budete vedieť, či vaše personálne spisy spĺňajú požiadavky.
Aké údaje možno spracúvať v osobnom spise?
Hlavným pravidlom, ktoré sa dodržiava, je, že môžu obsahovať iba údaje potrebné na účely osobného spisu: riadne plnenie pracovnej zmluvy so zamestnancom.
V každom prípade budú uchovávané „bežné“ osobné údaje, ako napríklad:
- Názov;
- Adresa;
- Dátum narodenia;
- kópia pasu / občianskeho preukazu;
- BSN číslo
- Podpísaná pracovná zmluva vrátane podmienok zamestnania a príloh;
- Údaje o výkonnosti a rozvoji zamestnancov, ako sú správy o hodnotení.
Zamestnávatelia sa môžu rozhodnúť rozšíriť osobný spis o ďalšie údaje, ako sú osobné poznámky zamestnávateľa, záznamy o absencii, sťažnosti, varovania, záznamy z pohovorov atď.
Ako zamestnávateľ je dôležité tieto údaje pravidelne aktualizovať, aby sa zabezpečila správnosť a presnosť v súvislosti so zákonnými lehotami uchovávania.
Kedy sa môžu „bežné“ osobné údaje spracúvať v osobnom spise?
Zamestnávateľ musí zvážiť, kedy a aké „obyčajné“ osobné údaje môžu byť uložené v osobnom spise. Podľa článku 6 AVG môžu zamestnávatelia uchovávať „obyčajné“ osobné údaje v osobnom spise zo 6 dôvodov. Medzi tieto dôvody patria:
- Zamestnanec udelil súhlas so spracovaním;
- Spracovanie je nevyhnutné na uzatvorenie zamestnaneckej (pracovnej) zmluvy;
- Spracovanie je nevyhnutné z dôvodu zákonnej povinnosti zamestnávateľa (napríklad platenie daní a príspevkov);
- Spracovanie je nevyhnutné na ochranu životne dôležitých záujmov zamestnanca alebo inej fyzickej osoby (príkladom je hroziace akútne nebezpečenstvo, ale zamestnanec nie je duševne schopný dať súhlas);
- Spracovanie je nevyhnutné pre verejný záujem/verejný poriadok;
- Spracúvanie je nevyhnutné na uspokojenie oprávnených záujmov zamestnávateľa alebo tretej osoby (okrem prípadov, keď záujmy zamestnanca prevažujú nad oprávnenými záujmami zamestnávateľa).
Aké údaje by sa nemali spracúvať v osobnom spise?
Okrem „normálnych“ údajov, ktoré sú zahrnuté v súbore, existujú aj údaje, ktoré by (za normálnych okolností) nemali byť zahrnuté, pretože sú svojou povahou obzvlášť citlivé. Toto sú „špeciálne“ údaje a zahŕňajú:
- presvedčenia;
- Sexuálna orientácia;
- rasa alebo etnická príslušnosť;
- Zdravotné údaje (vrátane tých, ktoré sú dobrovoľne poskytnuté zamestnancom).
„Špeciálne“ údaje môžu byť uložené pod AVG iba v 10 výnimkách. Hlavné 3 výnimky sú nasledovné:
- Zamestnanec udelil výslovný súhlas so spracovaním;
- Spracúvate osobné údaje, ktoré sám zamestnanec účelovo zverejnil;
- Spracovanie je nevyhnutné pre prevažujúci verejný záujem (na jeho uplatnenie je potrebný holandský právny základ).
Bezpečnostné opatrenia personálnych spisov
Kto môže nahliadnuť do osobného spisu?
Do personálneho spisu môžu nahliadať len osoby, pre ktoré je prístup nevyhnutný na výkon práce. Medzi tieto osoby patrí napríklad zamestnávateľ a zamestnanci HR oddelenia. Aj samotný zamestnanec má právo nahliadnuť do svojho personálneho spisu a opraviť nesprávne údaje.
Bezpečnostné požiadavky na súbor
Okrem toho je dôležité vziať do úvahy, že AVG kladie požiadavky na digitálne alebo papierové ukladanie osobných spisov. Ako zamestnávateľ ste povinný prijať opatrenia na ochranu súkromia zamestnancov. Súbor preto musí byť chránený pred počítačovou kriminalitou, neoprávneným prístupom, úpravou alebo vymazaním.
Obdobie uchovávania súborov zamestnancov
AVG uvádza, že osobné údaje môžu byť uchovávané po obmedzenú dobu. Niektoré údaje podliehajú zákonnej lehote uchovávania. Pri ostatných údajoch je zamestnávateľ povinný určiť lehoty na vymazanie alebo periodickú kontrolu správnosti údajov. AVG uvádza, že je potrebné prijať primerané opatrenia na zabezpečenie uchovávania nepresných údajov.
Chcete sa dozvedieť viac o lehotách uchovávania súborov zamestnancov? Prečítajte si náš blog o lehotách uchovávania súborov zamestnancov.
Spĺňa váš personálny spis vyššie uvedené požiadavky? Potom je pravdepodobné, že je kompatibilný s AVG.
Ak po prečítaní tohto blogu stále máte otázky týkajúce sa osobného spisu alebo AVG, kontaktujte nás . Naši právnici špecializujúci sa na pracovné právo vám radi pomôžu!
