Zákon o elektronickom podávaní v obchodných registroch: ako sa vláda pohybuje v čase
úvod
Súčasťou mojej každodennej praxe je pomáhať medzinárodným klientom, ktorí podnikajú v Holandsku. Koniec koncov, Holandsko je skvelá krajina na podnikanie, ale naučiť sa jazyk alebo zvyknúť si na holandské obchodné praktiky môže byť pre zahraničné korporácie niekedy komplikované. Preto sa často cení pomocná ruka. Rozsah mojej pomoci siaha od pomoci pri zložitých úlohách až po pomoc pri komunikácii s holandskými úradmi.
Nedávno som od klienta dostal otázku, aby som vysvetlil, čo presne bolo uvedené v liste od Holandskej obchodnej komory. Tento jednoduchý, no dôležitý a informatívny list sa týkal novinky v podávaní účtovných uzávierok, ktoré bude čoskoro možné len elektronicky. List bol výsledkom želania vlády ísť s dobou, využiť výhody elektronickej výmeny údajov a zaviesť štandardizovaný spôsob riešenia tohto každoročne sa opakujúceho procesu.
Účtovná závierka sa preto od účtovného roka 2016 alebo 2017 musí ukladať elektronicky, ako je to zakotvené v zákone o elektronickom podávaní v obchodnom registri (Wet deponering in handelsregisters langs elektronische weg), ktorý bol zavedený spolu s Besluit elektronische. deponering handelsregisters (uznesenie o elektronickom podaní do obchodných registrov); ten poskytuje dodatočné podrobné pravidlá. Poriadne sústo, ale čo presne tento zákon a uznesenie obnáša?
Vtedy a teraz
Predtým mohla byť účtovná závierka uložená v obchodnej komore v elektronickej aj papierovej podobe. Holandský občiansky zákonník stále vo veľkej miere pozná ustanovenia založené na vklade na papieri. V súčasnosti sa táto metóda javí ako zastaraná a bol som vlastne trochu prekvapený, že tento vývoj nenastal skôr. Nie je ťažké si predstaviť, že podanie účtovnej závierky na papieri má v porovnaní s elektronickým podávaním týchto dokumentov z nákladového a časového hľadiska množstvo nevýhod. T
vysoké náklady na papier a náklady a čas potrebný na to, aby sa ročné výkazy dali na papier a predložili – aj na papier – obchodnej komore, ktorá potom musí tieto písomné dokumenty spracovať, nehovoriac o čase a nákladoch, ktoré s tým vzniknú keď necháte účtovníkovi zostaviť alebo overiť tieto (neštandardizované) účtovné závierky.
Vláda preto navrhla použiť „SBR“ (skratka pre: Standard Business Report), čo je štandardizovaná elektronická metóda vytvárania a predkladania finančných informácií a dokumentov na základe katalógu údajov (holandská taxonómia). Tento katalóg obsahuje definície údajov, ktoré je možné použiť na zostavenie účtovnej závierky.
Ďalšou výhodou metódy SBR je, že sa nielen zjednoduší výmena údajov medzi spoločnosťou a Obchodnou komorou, ale v dôsledku štandardizácie sa zjednoduší aj výmena údajov s tretími stranami. Už od roku 2007 môžu malé korporácie podávať ročné výkazy elektronicky prostredníctvom metódy SBR. Pre stredné a veľké podniky je táto možnosť zavedená od roku 2015.
Kedy a pre koho?
Vláda jasne uviedla, že odpoveď na túto otázku je typickým prípadom „veľkosti záleží“. Od finančného roku 2016 budú mať malé podniky povinnosť predkladať účtovnú závierku elektronicky prostredníctvom SBR. Ako alternatívu majú malé podniky, ktoré si (zostavujú a) predkladajú účtovnú závierku sami, možnosť uložiť si výkazy prostredníctvom bezplatnej online služby – služby „zelf deponeren jaarrekening“, ktorá je v prevádzke od roku 2014.
Výhodou tejto služby je, že nemusíte kupovať softvér, ktorý je „kompatibilný s SBR“. Stredne veľké podniky budú musieť od finančného roku 2017 predkladať účtovnú závierku prostredníctvom SBR. Aj pre tieto podniky bude zavedená dočasná, alternatívna online služba („opstellen jaarrekening“). Prostredníctvom tejto služby môžu stredne veľké podniky sami zostavovať finančné výkazy vo formáte XBRL. Potom je možné tieto vyhlásenia odoslať prostredníctvom online portálu („Digipoort“). To znamená, že spoločnosť nemusí nutne okamžite kupovať softvér „kompatibilný s SBR“.
Táto služba bude dočasná a zanikne po piatich rokoch, počítajúc od roku 2017. Veľké podniky a štruktúry stredných skupín zatiaľ nemajú povinnosť podávať účtovnú závierku prostredníctvom SBR. Je to preto, že tieto podniky sa musia vysporiadať s veľmi zložitým súborom požiadaviek. Očakáva sa, že tieto podniky budú mať od roku 2019 možnosť vybrať si medzi podaním prostredníctvom SBR alebo podaním prostredníctvom špecifického európskeho formátu.
Žiadne pravidlá bez výnimiek
Pravidlo by nebolo pravidlom, keby neexistovali žiadne výnimky. Dva, aby som bol presný. Nové pravidlá týkajúce sa ukladania účtovnej závierky sa nevzťahujú na právnické osoby a spoločnosti so sídlom mimo Holandska, ktoré majú na základe Handelsregisterbesluit 2008 (Rezolúcia o obchodnom registri 2008) povinnosť ukladať finančné dokumenty v Obchodnej komore, pokiaľ a vo forme, v akej majú byť tieto dokumenty zverejnené v krajine sídla.
Druhá výnimka sa týka emitentov definovaných v článku 1:1 Wft (Zákon o finančnom dohľade) a dcérskych spoločností emitenta, ak sú samotnými emitentmi. Emitent je každý, kto chce vydať cenné papiere alebo má v úmysle vydať cenné papiere.
Iné body pozornosti
To však nie je všetko. Právnické osoby si musia uvedomiť aj niektoré ďalšie dôležité aspekty. Jedným z týchto aspektov je skutočnosť, že právnická osoba bude naďalej zodpovedná za predkladanie účtovných závierok, ktoré sú v súlade so zákonom . Okrem iného to znamená, že účtovné závierky by mali byť schopné poskytnúť taký prehľad, aby bolo možné dostatočne posúdiť finančnú situáciu právnickej osoby.
Odporúčam preto každej spoločnosti, aby si údaje v účtovnej závierke pred jej uložením vždy dôkladne skontrolovala. V neposlednom rade dávajte pozor na skutočnosť, že odmietnutie podať priznania predpísaným spôsobom bude predstavovať priestupok na základe Wet op de Economische Delicten (zákon o hospodárskom priestupku). Pomerne pohodlne sa potvrdilo, že účtovnú závierku zostavenú metódou SBR môže valné zhromaždenie použiť na zostavenie týchto výkazov. Tieto účty môžu tiež podliehať auditu účtovníkom v súlade s článkom 2:393 holandského občianskeho zákonníka.
Záver
Zavedením zákona o elektronickom podávaní v obchodných registroch as ním spojeným uznesením vláda preukázala pekný pokrok. V dôsledku toho bude pre malé a stredné podniky povinné ukladať finančné výkazy elektronicky od roku 2016, resp. 2017, pokiaľ spoločnosť nespadá do rámca jednej z výnimiek. Výhody sú početné. Napriek tomu odporúčam všetkým spoločnostiam, aby si udržali svoj rozum, pretože konečná zodpovednosť stále spočíva na samotných povinných podnikoch a ako riaditeľ spoločnosti sa určite nechcete nechať zaoberať následkami.
Kontakt
Ak budete mať po prečítaní tohto článku ďalšie otázky alebo pripomienky, neváhajte kontaktovať p. Ruby van Kersbergen, advokátka v Law & More prostredníctvom ruby.van.kersbergen@lawandmore.nl alebo pána Toma Meevisa, advokáta v Law & More prostredníctvom adresy tom.meevis@lawandmore.nl alebo nám zavolajte na číslo +31 (0)40-3690680.
