Každá holandská obchodná spoločnosť (BV) a nezávislá spoločnosť (NV) musí podať svoju ročnú účtovnú závierku do obchodného registra a lehota je prísnejšia, než si väčšina riaditeľov myslí. Účtovná závierka musí byť podaná do ôsmich dní od jej schválenia valným zhromaždením a v žiadnom prípade najneskôr do dvanástich mesiacov po skončení finančného roka. Podávanie sa vykonáva elektronicky; papierové podania sa už pre väčšinu spoločností neakceptujú.
Oneskorené podanie nie je formalita. Je to hospodársky priestupok a v prípade bankrotu sa považuje za nesprávne hospodárenie, čo vytvára domnienku, že nesprávne hospodárenie bolo dôležitou príčinou bankrotu – dôkazné bremeno sa v prípade nároku na uplatnenie osobnej zodpovednosti presúva na riaditeľov. Táto domnienka je najdrahším dôsledkom zmeškania lehoty.
Elektronické podávanie v obchodných registroch
Medzinárodní klienti podnikajúci v Holandsku
Súčasťou mojej každodennej praxe je pomáhať medzinárodným klientom, ktorí podnikajú v Holandsku. Koniec koncov, Holandsko je skvelá krajina na podnikanie, ale naučiť sa jazyk alebo zvyknúť si na holandské obchodné praktiky môže byť pre zahraničné korporácie niekedy komplikované. Preto sa často cení pomocná ruka. Rozsah mojej pomoci siaha od pomoci pri zložitých úlohách až po pomoc pri komunikácii s holandskými úradmi.
Nedávno som od klienta dostal otázku, aby som vysvetlil, čo presne bolo uvedené v liste od Holandskej obchodnej komory. Tento jednoduchý, no dôležitý a informatívny list sa týkal novinky v podávaní účtovných uzávierok, ktoré bude čoskoro možné len elektronicky. List bol výsledkom želania vlády ísť s dobou, využiť výhody elektronickej výmeny údajov a zaviesť štandardizovaný spôsob riešenia tohto každoročne sa opakujúceho procesu.
Účtovná závierka sa preto od účtovného roka 2016 alebo 2017 musí ukladať elektronicky, ako je to zakotvené v zákone o elektronickom podávaní v obchodnom registri (Wet deponering in handelsregisters langs elektronische weg), ktorý bol zavedený spolu s Besluit elektronische. deponering handelsregisters (uznesenie o elektronickom podaní do obchodných registrov); ten poskytuje dodatočné podrobné pravidlá. Poriadne sústo, ale čo presne tento zákon a uznesenie obnáša?
Vtedy a teraz
Predtým mohla byť účtovná závierka uložená v obchodnej komore v elektronickej aj papierovej podobe. Holandský občiansky zákonník stále vo veľkej miere pozná ustanovenia založené na vklade na papieri. V súčasnosti sa táto metóda javí ako zastaraná a bol som vlastne trochu prekvapený, že tento vývoj nenastal skôr. Nie je ťažké si predstaviť, že podanie účtovnej závierky na papieri má v porovnaní s elektronickým podávaním týchto dokumentov z nákladového a časového hľadiska množstvo nevýhod. T
vysoké náklady na papier a náklady a čas potrebný na to, aby sa ročné výkazy dali na papier a predložili – aj na papier – obchodnej komore, ktorá potom musí tieto písomné dokumenty spracovať, nehovoriac o čase a nákladoch, ktoré s tým vzniknú keď necháte účtovníkovi zostaviť alebo overiť tieto (neštandardizované) účtovné závierky.
Vláda preto navrhla používať „SBR“ (skratka pre: Standard Business Report), čo je štandardizovaná elektronická metóda vytvárania a predkladania finančných informácií a dokumentov založená na katalógu údajov (holandská taxonómia). Tento katalóg obsahuje definície údajov, ktoré možno použiť na vytvorenie finančných výkazov.
Ďalšou výhodou metódy SBR je, že sa nielen zjednoduší výmena údajov medzi spoločnosťou a Obchodnou komorou, ale v dôsledku štandardizácie sa zjednoduší aj výmena údajov s tretími stranami. Už od roku 2007 môžu malé korporácie podávať ročné výkazy elektronicky prostredníctvom metódy SBR. Pre stredné a veľké podniky je táto možnosť zavedená od roku 2015.
Kedy a pre koho?
Vláda objasnila, že odpoveď na túto otázku je typickým prípadom „veľkosti záleží“. Malé podniky budú od finančného roka 2016 povinné predkladať finančné výkazy elektronicky prostredníctvom SBR. Alternatívne môžu malé podniky, ktoré si finančné výkazy (vypracúvajú a) predkladajú samy, podať výkazy prostredníctvom bezplatnej online služby – služby „zelf deponeren jaarrekening“ –, ktorá funguje od roku 2014.
Výhodou tejto služby je, že si nebudete musieť kupovať softvér, ktorý je „kompatibilný so SBR“. Stredne veľké podniky budú musieť od finančného roka 2017 predkladať finančné výkazy prostredníctvom SBR. Aj pre tieto podniky bude zavedená dočasná alternatívna online služba („opstellen jaarrekening“). Prostredníctvom tejto služby si stredne veľké podniky môžu samy zostavovať finančné výkazy vo formáte XBRL. Následne je možné tieto výkazy predkladať prostredníctvom online portálu („Digipoort“). To znamená, že spoločnosť si nebude musieť nevyhnutne okamžite kúpiť softvér „kompatibilný so SBR“.
Táto služba bude dočasná a zanikne po piatich rokoch, počítajúc od roku 2017. Veľké podniky a štruktúry stredných skupín zatiaľ nemajú povinnosť podávať účtovnú závierku prostredníctvom SBR. Je to preto, že tieto podniky sa musia vysporiadať s veľmi zložitým súborom požiadaviek. Očakáva sa, že tieto podniky budú mať od roku 2019 možnosť vybrať si medzi podaním prostredníctvom SBR alebo podaním prostredníctvom špecifického európskeho formátu.
Žiadne pravidlá bez výnimiek
Pravidlo by nebolo pravidlom, keby neexistovali žiadne výnimky. Dva, aby som bol presný. Nové pravidlá týkajúce sa ukladania účtovnej závierky sa nevzťahujú na právnické osoby a spoločnosti so sídlom mimo Holandska, ktoré majú na základe Handelsregisterbesluit 2008 (Rezolúcia o obchodnom registri 2008) povinnosť ukladať finančné dokumenty v Obchodnej komore, pokiaľ a vo forme, v akej majú byť tieto dokumenty zverejnené v krajine sídla.
Druhá výnimka sa týka emitentov definovaných v článku 1:1 Wft (Zákon o finančnom dohľade) a dcérskych spoločností emitenta, ak sú samotnými emitentmi. Emitent je každý, kto chce vydať cenné papiere alebo má v úmysle vydať cenné papiere.
Iné body pozornosti
To však nie je všetko. Právne subjekty si musia uvedomiť niektoré ďalšie dôležité aspekty. Jedným z nich je, že právnická osoba zostáva zodpovedná za predkladanie účtovných závierok, ktoré sú v súlade so zákonom . Okrem iného to znamená, že účtovné závierky musia poskytovať dostatočný prehľad, aby umožnili riadne posúdenie finančnej situácie právnickej osoby.
Preto každej spoločnosti odporúčam, aby si pred každým podaním dôkladne skontrolovala údaje vo finančných výkazoch. Na záver treba poznamenať, že odmietnutie podať výkazy predpísaným spôsobom je podľa zákona o hospodárskych priestupkoch (Wet op de Economische Delicten) trestným činom. Pomerne pohodlne sa potvrdilo, že finančné výkazy vytvorené metódou SBR môžu byť použité valným zhromaždením akcionárov na zostavenie týchto výkazov. Tieto výkazy môžu byť tiež predmetom auditu účtovníka v súlade s článkom 2:393 holandského občianskeho zákonníka.
Aké zmeny sa menia v elektronickom podávaní
Zavedením zákona o elektronickom podávaní v obchodných registroch as ním spojeným uznesením vláda preukázala pekný pokrok. V dôsledku toho bude pre malé a stredné podniky povinné ukladať finančné výkazy elektronicky od roku 2016, resp. 2017, pokiaľ spoločnosť nespadá do rámca jednej z výnimiek. Výhody sú početné. Napriek tomu odporúčam všetkým spoločnostiam, aby si udržali svoj rozum, pretože konečná zodpovednosť stále spočíva na samotných povinných podnikoch a ako riaditeľ spoločnosti sa určite nechcete nechať zaoberať následkami.
Kontakt
Ak budete mať po prečítaní tohto článku ďalšie otázky alebo pripomienky, neváhajte kontaktovať p. Ruby van Kersbergen, advokátka v Law & More prostredníctvom ruby.van.kersbergen@lawandmore.nl alebo pána Toma Meevisa, advokáta v Law & More prostredníctvom adresy tom.meevis@lawandmore.nl alebo nám zavolajte na číslo +31 (0)40-3690680.
