GDPR nestanovuje žiadnu tabuľku lehôt uchovávania. Pravidlom je, že osobné údaje sa nesmú uchovávať vo forme umožňujúcej identifikáciu dlhšie, ako je potrebné na účely, na ktoré boli spracované, čo znamená, že zamestnávateľ musí pre každú kategóriu rozhodnúť, ako dlho údaje skutočne potrebuje, a musí byť schopný toto rozhodnutie vysvetliť.
V praxi holandskí zamestnávatelia pracujú s dvoma referenčnými obdobiami: všeobecné obdobie približne dvoch rokov po skončení zamestnania pre väčšinu osobných údajov a sedem rokov pre všetko, čo vyžaduje daňový úrad, pretože to je zákonná doba uchovávania finančných záznamov. Náš článok o tom, čo sa môže uchovávať v osobnom spise, sa zaoberá obsahom; tento článok sa zaoberá tým, ako dlho.
Dvojročná kategória
Väčšina spisu spadá sem: pracovná zmluva a jej dodatky, korešpondencia o výkone, hodnotenia, záznamy o školeniach, upozornenia, záznamy o dátumoch neprítomnosti a všeobecný administratívny záznam o pracovnom pomere. Bežne sa uplatňuje lehota dva roky po skončení pracovného pomeru, ktorá zodpovedá lehotám, v ktorých sa zvyčajne podávajú žiadosti o odškodnenie v zamestnaní.
Ak spor prebieha alebo je predvídateľný, údaje, ktoré sa naň vzťahujú, sa môžu uchovávať až do jeho vyriešenia. Je to legitímna nevyhnutnosť, ale odôvodňuje to uchovávanie relevantného materiálu, nie celého spisu, na neurčito.
Sedemročná kategória
Správa miezd, daňový výkaz a kópia dokladu totožnosti overeného pri nástupe do zamestnania sa uchovávajú sedem rokov po skončení roka, v ktorom sa zamestnanie skončilo, pretože to vyžaduje daňová legislatíva. V tomto prípade nemá zamestnávateľ žiadnu právomoc: obdobie stanovuje daňová povinnosť a pre tieto konkrétne záznamy má prednosť pred všeobecnou zásadou minimalizácie.
žiadatelia
Údaje kandidátov, ktorí nie sú vymenovaní, sa zvyčajne zničia do štyroch týždňov od ukončenia konania. So súhlasom kandidáta sa môžu uchovávať až jeden rok, čo predstavuje aj ponuku talentov – a súhlas znamená skutočnú, zaznamenanú voľbu, nie riadok vo vyhlásení o ochrane osobných údajov.
Údaje o chorobe a zdravotné údaje
Údaje o zdravotnom stave zamestnanca uchováva firemný lekár, nie zamestnávateľ, a sú predmetom lekárskeho tajomstva s vlastnými pravidlami uchovávania. Zamestnávateľ uchováva iba dátumy neprítomnosti a informácie potrebné na opätovné začlenenie a výplatu mzdy a tie sa riadia bežnými obdobiami uchovávania údajov pre zamestnancov.
Ako to dosiahnuť v praxi
Tri veci menia túto teóriu na súlad. Harmonogram uchovávania údajov stanovujúci obdobie pre každú kategóriu, zaznamenaný v registri spracovania. Pevný ročný okamih, kedy sa harmonogram skutočne uplatní, pretože politiky uchovávania údajov zlyhávajú skôr nečinnosťou ako nesúhlasom. A skutočné vymazanie: odstránenie súboru z personálneho systému, pričom kópie zostávajú v poštových schránkach, zdieľaných diskoch a zálohách, nie je vymazanie a je to prvá vec, ktorú odhalí žiadosť o prístup.
Často kladené otázky
Môže zamestnanec požadovať vymazanie údajov?
Niekedy. Právo na vymazanie sa uplatňuje, ak údaje už nie sú potrebné alebo boli spracované nezákonne, ale neprevyšuje zákonnú povinnosť uchovávania údajov, ako je napríklad daňová povinnosť.
Môžeme si spis uchovávať dlhšie pre prípad budúcej reklamácie?
Ak je nárok realisticky predvídateľný, áno, pokiaľ ide o materiál, ktorý sa ho týka. Všeobecná možnosť nejakého budúceho sporu neodôvodňuje ponechanie všetkého.
A čo referencie a výstupné dokumenty?
Patria do kategórie všeobecných zamestnancov. Ponechanie dohody o vyrovnaní počas fiškálneho obdobia je obhájiteľné, ak má dôsledky pre mzdy.
Rada
Vypracujeme plány uchovávania údajov, kontrolujeme personálnu administratívu podľa GDPR a informujeme o tom, kam sa majú dostať žiadosti o vymazanie alebo prístup. Kontaktujte nás. Law & More.
