Dodržiavanie právnych predpisov v Holandsku: ktoré pravidlá sú záväzné pre vašu firmu?

Dodržiavanie právnych predpisov znamená, že vaša spoločnosť dodržiava každé pravidlo, ktoré ju zaväzuje: holandské zákony, priamo uplatniteľné nariadenia EÚ, podmienky povolení a licencií, kolektívne pracovné zmluvy a interné predpisy, ktoré ste sami prijali. Pre spoločnosť v Holandsku spadajú tieto pravidlá do obmedzeného počtu oblastí, pričom každá má svojho vlastného nadriadeného, ​​ale vy ich môžete spravovať až vtedy, keď viete, ktoré oblasti sa na vás vzťahujú a kto ich presadzuje.

Hlavnými oblasťami sú zamestnanosť, ochrana údajov a kybernetická bezpečnosť, daňové a finančné výkazníctvo, boj proti praniu špinavých peňazí a sankcie, právo hospodárskej súťaže a spotrebiteľské právo, životné prostredie a bezpečnosť výrobkov, corporate housekeeping a sektorové licencie. Nižšie vysvetľujeme, čo každá oblasť vyžaduje, ktorý orgán ju dohliada, aké sú náklady na nedodržiavanie predpisov a ako si vytvoriť program, ktorého fungovanie dokážete preukázať.

Aký je rozdiel medzi dodržiavaním právnych predpisov a dodržiavaním predpisov?

Dodržiavanie právnych predpisov je všeobecná povinnosť dodržiavať zákon, ktorý sa vzťahuje na každého. Dodržiavanie predpisov je užší súbor povinností, ktoré určený orgán dohľadu monitoruje a presadzuje v konkrétnom sektore alebo pri konkrétnom riziku.

Dodržiavanie právnych predpisov sa vzťahuje na holandský Občiansky zákonník (Burgerlijk Wetboek, BW), daňové predpisy, pracovné právo, trestné právo a všeobecné pravidlá týkajúce sa životného prostredia a osobných údajov. Stanovuje minimálny štandard a uplatňuje sa bez ohľadu na to, či niekto kontrolu vykonáva alebo nie.

Dodržiavanie regulačných predpisov sa vzťahuje napríklad na platobnú inštitúciu podľa zákona o finančnom dohľade (Wet op het financieel toezicht, Wft), nemocnicu podliehajúcu inšpektorátu zdravotnej starostlivosti, spoločnosť, ktorá prevádzkuje zariadenie na základe environmentálneho a stavebného povolenia (omgevingsvergunning), alebo prevádzkovateľa hazardných hier podľa zákona o stávkových a iných hazardných hrách (Wet op de kansspelen). Typickými znakmi sú licencia alebo registrácia, trvalá oznamovacia povinnosť, právomoci na kontrolu a administratívne sankcie, ako napríklad príkaz podliehajúci penále (last onder dwangsom) alebo administratívnej pokute (bestuurlijke boete).

Prečo je tento rozdiel v praxi dôležitý

Tieto dve veci sa presadzujú rôznymi spôsobmi a rôznym tempom. Porušenie všeobecného práva sa zvyčajne zistí prostredníctvom sporu, reklamácie alebo trestného vyšetrovania a rozhodne o ňom súd. Porušenie regulačného pravidla sa zistí prostredníctvom kontroly alebo povinnej správy a rieši sa administratívne, často dlho predtým, ako sa zapojí súd.

Pri rámcoch z iných jurisdikcií buďte opatrní. Americký zákon Sarbanes-Oxley Act a sektorové kódexy napísané pre americký trh nemajú v Holandsku žiadnu právnu silu, nech sa však často objavujú v softvéri na dodržiavanie predpisov. Holandskú spoločnosť zaväzujú holandské a európske právne predpisy a zmluvné štandardy, s ktorými ste sa dohodli, ako napríklad pravidlá platobnej schémy alebo požiadavky zákazníka na audit.

Odkiaľ pochádzajú vaše povinnosti: zvonku alebo zvnútra?

Externá zhoda sa vzťahuje na pravidlá, ktoré vám boli vnútené zvonku; interná zhoda sa vzťahuje na pravidlá, ktoré si sami stanovíte. Obe sa počítajú, pretože interné pravidlo sa po prijatí stáva štandardom, podľa ktorého súd alebo nadriadený posudzuje vaše správanie.

Vnútorné pravidlá zahŕňajú kódex správania, schvaľovaciu maticu pre výdavky, politiku darov a pohostinnosti, kódex dodávateľa a štandardy kvality nad rámec zákonného minima. Sú dobrovoľného pôvodu, ale nenadobúdajú účinnosť. Po oznámení sa interné pravidlo môže stať súčasťou pracovného pomeru a je kritériom pre prepustenie z dôvodu porušenia pravidiel spoločnosti.

Holandské a európske právo čoraz viac vyžaduje, aby ste mohli preukázať, že ste sa zorganizovali na dodržiavanie predpisov. Príkladmi sú zásada zodpovednosti v GDPR, povinnosť udržiavať riadnu administratívnu organizáciu a vnútornú kontrolu vo finančnom dohľade a inventarizácia a hodnotenie rizík podľa zákona o pracovných podmienkach. Dokumentácia je preto dôkazom, nie byrokraciou. Vysvetľuje tiež, prečo dodržiavanie predpisov potrebuje vlastníka s definovanými zodpovednosťami na úrovni predstavenstva.

Čo vyžaduje dodržiavanie pracovných predpisov?

Pracovné právo je záväzné: nemôžete sa od neho odchýliť v neprospech zamestnanca. Väčšina podnikov spĺňa tieto požiadavky najprv prostredníctvom pravidiel prepúšťania, pracovného času, minimálnej mzdy a bezpečnosti a ochrany zdravia pri práci.

Právne predpisy o prepustení sa nachádzajú v Knihe 7 holandského Občianskeho zákonníka. Ide o uzavretý systém: zamestnávateľ potrebuje jeden zo zákonných dôvodov uvedených v článku 7:669 BW a musí postupovať správnym spôsobom. Prepustenie z ekonomických dôvodov a po dvoch rokoch choroby prechádza cez Agentúru pre poistenie zamestnancov (UWV). Prepustenie z osobných dôvodov, ako je slabý výkon, narušený pracovný pomer alebo zavinené konanie, prechádza cez okresný súd (kantonrechter). Ukončenie pracovného pomeru na základe vzájomnej dohody sa zaznamenáva v dohode o urovnaní (vaststellingsovereenkomst), ktorú môže zamestnanec odvolať do 14 dní podľa článku 7:670b BW.

Okolo tohto jadra sa nachádzajú tri ďalšie režimy. Zákon o pracovnom čase (Arbeidstijdenwet) obmedzuje pracovný čas a čas odpočinku. Zákon o minimálnej mzde a minimálnej dovolenke (Wet minimumloon en minimumvakantiebijslag) stanovil zákonnú minimálnu hodinovú mzdu od 1. januára 2024, ktorá sa upravuje dvakrát ročne. Zákon o pracovných podmienkach (Arbeidsomstandighedenwet) vyžaduje písomný inventár a hodnotenie rizík (risico-inventarisatie en -evaluatie, RI&E) s akčným plánom. Tento dokument je zvyčajne prvou vecou, ​​ktorú holandský úrad práce (Nederlandse Arbeidsinspectie) požaduje.

Ak zamestnávate štátnych príslušníkov krajín mimo EHP, uplatňuje sa zákon o zamestnávaní cudzincov (Wet arbeid vreemdelingen). Potrebujete pracovné povolenie alebo jednotné povolenie na prácu a pobyt a musíte si skontrolovať a skopírovať doklad totožnosti zamestnanca. Úrad práce to vymáha administratívnymi pokutami.

Dva projekty, ktoré by ste mali zahrnúť do svojho plánu

Zamestnávatelia s 50 alebo viacerými zamestnancami musia mať zavedený interný postup nahlasovania, ktorý spĺňa požiadavky zákona o ochrane oznamovateľov (Wet bescherming klokkenluiders). Holandský úrad pre oznamovateľov (Huis voor Klokkenluiders) je jedným z externých kanálov, na ktoré sa zamestnanci môžu obrátiť.

Podniky, ktoré poskytujú pracovníkov tretím stranám, sa musia pripraviť na zákon o prijímaní sprostredkovateľov práce (Wet toelating terbeschikkingstelling van arbeidskrachten, Wtta). Zákon nadobúda účinnosť 1. januára 2027 a holandský úrad práce bude presadzovať požiadavku na prijatie od 1. januára 2028. Žiadosti o prijatie posudzuje nový holandský úrad trhu práce (Nederlandse Autoriteit Uitleenmarkt). Dotknutí sú aj nájomcovia, pretože používanie dodávateľa, ktorý nebol prijatý, bude samo o sebe zakázané.

Čo si vyžaduje ochrana údajov a kybernetická bezpečnosť?

Ak spracúvate osobné údaje, uplatňuje sa na vás GDPR a musíte byť schopní preukázať, že vaše spracúvanie je zákonné. Ak pôsobíte v sektore, na ktorý sa vzťahuje zákon o kybernetickej bezpečnosti (Cyberbeveiligingswet), máte tiež povinnosť starostlivosti a povinnosť hlásiť incidenty.

GDPR (v holandčine: Algemene verordening gegevensbescherming, AVG) je doplnené holandským implementačným zákonom k ​​GDPR (Uitvoeringswet AVG). Dozorným orgánom je holandský úrad na ochranu údajov (Autoriteit Persoonsgegevens, AP). Neexistuje žiadna všeobecná povinnosť registrovať sa u AP pred spracovaním osobných údajov. GDPR namiesto toho vyžaduje zodpovednosť.

V praxi to znamená právny základ pre každú operáciu spracovania, záznam o činnostiach spracovania, jasné informácie o ochrane súkromia, funkčné postupy pre žiadosti o prístup, opravu a vymazanie a dohodu o spracovaní s každým spracovateľom. Potrebujete tiež zdokumentované posúdenie prenosov mimo EHP, vhodné bezpečnostné opatrenia a posúdenie vplyvu na ochranu údajov v prípadoch, keď spracovanie pravdepodobne povedie k vysokému riziku.

Podľa článku 33 GDPR musíte oznámiť porušenie ochrany osobných údajov úradu AP do 72 hodín od zistenia, pokiaľ nie je pravdepodobné, že porušenie bude predstavovať riziko pre jednotlivcov. Podľa článku 34 GDPR musíte tiež informovať dotknuté osoby, ak je riziko vysoké. Za neoznámenie možno udeliť pokutu až do výšky 10 miliónov EUR alebo 2 % celosvetového ročného obratu. Najvyššie pokuty podľa GDPR, napríklad za spracovanie bez zákonného základu, dosahujú až 20 miliónov EUR alebo 4 % celosvetového ročného obratu, podľa toho, ktorá suma je vyššia.

Kybernetická bezpečnosť v rámci Cyberbeveiligingswet

Zákon o kybernetickej bezpečnosti, ktorým sa implementuje smernica EÚ NIS2, sa uplatňuje od 15. augusta 2026. Vzťahuje sa na základné a dôležité subjekty v určených sektoroch. Musia sa zaregistrovať v Národnom centre kybernetickej bezpečnosti (NCSC) a spĺňať povinnosť starostlivosti, ktorá sa týka riadenia rizík, bezpečnosti dodávateľského reťazca, riešenia incidentov a kontinuity podnikania. Za to je zodpovedný manažment.

Významné incidenty sa musia hlásiť v dvoch fázach: včasné varovanie do 24 hodín a podrobnejšie oznámenie do 72 hodín. Dohľad je rozdelený medzi sektorové dozorné orgány, pričom digitálnu infraštruktúru a poskytovateľov digitálnych služieb zastrešuje Holandský úrad pre digitálnu infraštruktúru (Rijksinspectie Digitale Infrastructuur, RDI). Začnite kontrolou, či spadáte do rozsahu pôsobnosti. Rozhoduje o tom veľkosť a sektor, nie váš vlastný názor na to, akí ste kritickí.

Umelá inteligencia

Podľa zákona EÚ o umelej inteligencii sa už uplatňujú zákazy zakázaných praktík, povinnosti týkajúce sa univerzálnych modelov umelej inteligencie a povinnosti transparentnosti pre systémy, ktoré interagujú s ľuďmi alebo generujú syntetický obsah. Režim s vysokým rizikom bol balíkom digitálnych predpisov odložený: do 2. decembra 2027 pre systémy uvedené v prílohe III a do 2. augusta 2028 pre umelú inteligenciu v produktoch, na ktoré sa vzťahuje príloha I. Navrhovaná smernica o zodpovednosti za umelú inteligenciu bola stiahnutá, takže zodpovednosť za škodu spôsobenú umelou inteligenciou sa posudzuje podľa bežných holandských pravidiel o občianskoprávnych deliktoch, zodpovednosti za škodu spôsobenú výrobkom a zmluvách.

Aké daňové, oznamovacie a protipraniu špinavých peňazí sa uplatňujú?

Každý podnik má daňové povinnosti a ako obchodná alebo nezávislá spoločnosť má aj povinnosť podať ročnú účtovnú závierku. Povinnosti proti praniu špinavých peňazí sa vzťahujú iba na určené inštitúcie, ale táto skupina je širšia, než si väčšina ľudí myslí.

V závislosti od vašej právnej formy platíte daň z príjmov právnických osôb alebo daň z príjmu, ako aj DPH a za svojich zamestnancov zrážate a platíte dane zo mzdy. Všetky tieto povinnosti spravuje daňová a colná správa (Belastingdienst). Táto povinnosť je procesná aj vecná: správne a včasné daňové priznania, úplné záznamy a správa, ktorú je možné overiť auditom. Obchodné záznamy musíte uchovávať sedem rokov a údaje týkajúce sa nehnuteľného majetku desať rokov.

Law & More neposkytuje poradenstvo v oblasti daňového štrukturovania. Pre vašu podstatnú daňovú pozíciu potrebujete daňového poradcu. Rozumné rozdelenie práce je také, že daňový poradca určí pozíciu a právnik sa zaoberá dôsledkami, ak dôjde k sporu alebo vyšetrovaniu.

Ročná účtovná závierka

BV alebo NV musí pripraviť, prijať a predložiť svoju ročnú účtovnú závierku Obchodnej komore (Kamer van Koophandel, KvK) najneskôr dvanásť mesiacov po skončení finančného roka. Oneskorené podanie je viac než len formalita. Ide o hospodársky priestupok a v neskoršom konkurze to znamená, že riaditelia sa považujú za osoby, ktoré si svoje povinnosti plnili nesprávne podľa článku 2:248 BW. Zákon potom predpokladá, že to bola dôležitá príčina konkurzu, a preto sa riaditelia môžu stať osobne zodpovednými za deficit. Spoločnosti kótované na burze majú dodatočné povinnosti týkajúce sa podávania správ a zverejňovania informácií, na ktoré dohliada Holandský úrad pre finančné trhy (Autoriteit Financiële Markten, AFM).

Proti praniu špinavých peňazí

Zákon o prevencii prania špinavých peňazí a financovania terorizmu (Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme, Wwft) sa vzťahuje na určené inštitúcie. Patria sem banky, poisťovne a platobné inštitúcie, ale aj účtovníci, daňoví poradcovia, notári občianskeho práva, právnici pre určité služby, realitní makléri, správcovské spoločnosti, poskytovatelia krypto služieb a obchodníci, ktorí prijímajú veľké platby v hotovosti.

Ich povinnosťami sú preverovanie klienta na základe rizika, identifikácia a overovanie konečného skutočného vlastníka (ktorý vlastní viac ako 25 %), priebežné monitorovanie a hlásenie nezvyčajných transakcií Finančnej spravodajskej jednotke (FIU-Nederland). Holandský systém vyžaduje hlásenie nezvyčajných transakcií, nielen podozrivých, čo je zámerne nižšia hranica. Dohľad je rozdelený medzi De Nederlandsche Bank (DNB), AFM, úrad pre dohľad daňových úradov Wwft (Bureau Toezicht Wwft) a profesijné orgány.

Samotné pranie špinavých peňazí je trestným činom podľa článkov 420bis až 420quater holandského trestného zákonníka (Wetboek van Strafrecht, Sr); Wwft ukladá iba preventívne povinnosti. Náš sprievodca praním špinavých peňazí v Holandsku vysvetľuje, ako tieto dve veci do seba zapadajú. Ak vaša firma nakladá s digitálnymi aktívami, prečítajte si aj našu poznámku o rizikách súladu s predpismi o kryptomenách.

sankcie

Dodržiavanie sankcií sa často zamieňa s bojom proti praniu špinavých peňazí, ale zaväzuje každý podnik, nielen určené inštitúcie, a neexistuje žiadna výnimka založená na riziku. Ak obchodujete cez hranice, prečítajte si nášho sprievodcu dodržiavaním sankcií v Holandsku . Zahŕňa preverovanie, test vlastníctva a kontroly a oznamovacie povinnosti podľa zákona o sankciách z roku 1977 (Sanctiewet 1977).

Čo vyžadujú pravidlá hospodárskej súťaže, spotrebiteľské právo a zmluvné právo?

Nesmiete sa dohodnúť s konkurentmi na cenách alebo trhoch a nesmiete zneužívať dominantné postavenie. Ak predávate spotrebiteľom, musíte tiež dodržiavať pravidlá pre spotrebiteľov uvedené v Knihe 6 a Knihe 7 holandského Občianskeho zákonníka.

Zákon o hospodárskej súťaži (Mededingingswet) odráža právo EÚ v oblasti hospodárskej súťaže. Zakazuje dohody a zosúladené postupy, ktoré obmedzujú hospodársku súťaž a zneužívanie dominantného postavenia. Úrad pre spotrebiteľov a trhy (Autoriteit Consument en Markt, ACM) presadzuje oboje a má právomoci, ktoré zahŕňajú neohlásené kontroly obchodných priestorov a digitálnych údajov.

Skutočnými rizikami sú výmena informácií v rámci obchodného združenia, dohody o cenách alebo územných dohodách medzi distribútormi, dohody o zákaze prepašovania medzi zamestnávateľmi a udržiavanie maloobchodných cien prezentovaných ako odporúčaná cena. Pokuty sú založené na obrate a riaditelia môžu byť osobne pokutovaní za pokyn alebo vedenie porušenia.

ACM tiež presadzuje spotrebiteľské právo. Pravidlá týkajúce sa predaja na diaľku, predzmluvných informácií, 14-dňového práva na odstúpenie od zmluvy, nekalých obchodných praktík a neprimerane zaťažujúcich všeobecných podmienok sa vzťahujú na každý podnik, ktorý predáva spotrebiteľom. Presadzujú sa súkromne, pretože spotrebiteľ môže zrušiť nekalú podmienku, a verejne, pretože ACM môže ukladať pokuty. ACM tiež dohliada na trhy s energiou, telekomunikáciami, poštou a dopravou. Odkedy 1. januára 2026 nadobudol účinnosť zákon o energetike (Energiewet), uplatňuje tento zákon namiesto zákona o elektrine z roku 1998 a zákona o plyne.

Dodržiavanie zmluvy

Dodržiavanie zmluvných podmienok je tichá oblasť, ktorá spôsobuje väčšinu sporov. Podľa článku 6:234 BW musíte poskytnúť svoje všeobecné obchodné podmienky pred uzavretím zmluvy alebo pri jej uzavretí; inak môže druhá strana tieto ustanovenia zrušiť. Zákonné lehoty plynú bez ohľadu na to, či ich niekto sleduje alebo nie. Kupujúci musí podať reklamáciu v primeranej lehote od zistenia vady a premlčacia lehota sa preruší iba písomným oznámením, v ktorom si jasne vyhradzujete právo na plnenie.

Kalendár zmluvných a zákonných termínov je preto nástrojom na dodržiavanie predpisov, nie právnym detailom. Opakujúce sa problémy v tejto oblasti nájdete v našom prehľade bežných právnych otázok spoločností.

Ktoré environmentálne a produktové pravidlá sa na vás vzťahujú?

Činnosti, ktoré ovplyvňujú fyzické prostredie, spadajú pod zákon o životnom prostredí a plánovaní (Omgevingswet), a to buď podľa všeobecných pravidiel, alebo na základe povolenia. Výrobky, ktoré uvádzate na trh EÚ, musia spĺňať právne predpisy EÚ o výrobkoch.

Zákon Omgevingswet sa uplatňuje od 1. januára 2024. Zlúčil predchádzajúce plánovacie, stavebné a environmentálne predpisy do jedného systému. Príslušnými orgánmi sú obce, provincie a vodohospodárske orgány a regionálne environmentálne služby (omgevingsdiensten) vykonávajú väčšinu kontrol a presadzovania predpisov. Ak vaša firma nakladá s odpadom, vypúšťa ho do vody, emituje do ovzdušia, skladuje nebezpečné látky alebo prevádzkuje energeticky náročné zariadenia, predpokladajte, že spadáte do pôsobnosti a overte si pravidlá.

Súlad výrobkov s predpismi je do značnej miery riadený EÚ. Aby sa výrobok mohol uviesť na trh EÚ, musí spĺňať platné harmonizované právne predpisy, niesť označenie CE, ak sa to vyžaduje, byť podložený technickou dokumentáciou a mať zodpovedného hospodárskeho subjektu so sídlom v EÚ. Holandský úrad pre bezpečnosť potravín a spotrebiteľských výrobkov (Nederlandse Voedsel- en Warenautoriteit, NVWA) dohliada na hygienu potravín, označovanie a sledovateľnosť, ako aj na bezpečnosť spotrebiteľských výrobkov, hračiek a niektorých ďalších výrobkov. Inšpektorát pre ľudské životné prostredie a dopravu (Inspectie Leefomgeving en Transport, ILT) dohliada na dopravu, prepravu odpadu, bývanie a infraštruktúru.

Podávanie správ o udržateľnosti a due diligence

EÚ zúžila pravidlá udržateľnosti prostredníctvom balíka Omnibus I, smernice (EÚ) 2026/470. Smernica o náležitej starostlivosti (CSDDD) sa od 26. júla 2029 vzťahuje len na veľmi veľké spoločnosti; členské štáty ju musia transponovať do 26. júla 2028. Harmonizovaný režim občianskoprávnej zodpovednosti EÚ bol zrušený a pokuty sú obmedzené na 3 % celosvetového čistého obratu. Rozsah podávania správ o udržateľnosti (CSRD) bol tiež obmedzený na najväčšie spoločnosti. Holandsko stále dobieha zameškané, preto si pred spoliehaním sa na starší zdroj overte aktuálnu situáciu.

Aké povinnosti a licencie týkajúce sa upratovania v spoločnosti sa vzťahujú?

Každý holandský právny subjekt si musí udržiavať aktuálnu registráciu v Obchodnej komore a registrovať svojich konečných skutočných vlastníkov. Ak si vstup na váš trh vyžaduje licenciu, licenčné podmienky patria medzi vaše najdôležitejšie povinnosti.

Obchodný register (Handelsregister) musí obsahovať vašich súčasných riaditeľov, oprávnených podpisujúcich osôb a registrovanú adresu. Zastaraný register umožňuje, aby bol bývalý riaditeľ prezentovaný tretím stranám ako stále oprávnený. Koneční vlastníci prospechu musia byť zapísaní v registri konečných vlastníkov prospechu, ktorý vedie Obchodná komora. Verejný prístup k tomuto registru bol po rozsudku Súdneho dvora EÚ z 22. novembra 2022 uzavretý, ale povinnosť registrácie sa nemení. Príslušné orgány a za určitých okolností aj inštitúcie Wwft majú stále prístup.

Správa a riadenie spoločností pridáva ďalšiu vrstvu. Podľa článku 2:239 BW (pre BV) musia riaditelia konať v záujme spoločnosti a jej podnikania. Riaditeľ s konfliktom záujmov sa nesmie zúčastňovať na rozhodovaní. Režim veľkých spoločností (structuurregime) a zákon o zamestnaneckých radách (Wet op de ondernemingsraden) prinášajú vlastné požiadavky na konzultácie a schvaľovanie.

Sektorové licencie sú na prvom mieste. Finančné služby vyžadujú licenciu podľa Wft od DNB alebo AFM. Hazardné hry vyžadujú licenciu od Holandského úradu pre hazardné hry (Kansspelautoriteit). Poskytovatelia zdravotnej starostlivosti podliehajú Inšpektorátu zdravia a starostlivosti o mládež (Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd, IGJ) a v prípade taríf a správania na trhu Holandskému úradu pre zdravotnú starostlivosť (Nederlandse Zorgautoriteit, NZa). Starostlivosť o deti, súkromná bezpečnostná služba, taxislužba, spracovanie odpadu a strelné zbrane majú svoje vlastné režimy. Porušenie licenčných podmienok ohrozuje samotnú licenciu, nielen vaše financie.

Kto čo presadzuje?

Dodržiavanie predpisov sa stane zvládnuteľným, keď viete určiť autoritu, ktorá stojí za každou povinnosťou. Toto je pracovná mapa pre väčšinu podnikov:

• Holandský úrad na ochranu údajov (AP): GDPR, oznámenia o porušení ochrany údajov a sťažnosti dotknutých osôb.
• Holandský úrad práce: pracovné podmienky, pracovný čas, minimálna mzda, zamestnávanie cudzincov a pracovné vykorisťovanie.
• Úrad pre spotrebiteľov a trhy (ACM): hospodárska súťaž, ochrana spotrebiteľa a regulované trhy s energiou, telekomunikáciami, poštou a dopravou.
• De Nederlandsche Bank a AFM: dohľad nad finančnými podnikmi v rámci Wft a dohľad Wwft nad inštitúciami, ktoré sú im pridelené.
• Daňová a colná správa vrátane Bureau Toezicht Wwft: daňové priznania a platby, vedenie záznamov a dohľad nad obchodníkmi a sprostredkovateľmi v oblasti boja proti praniu špinavých peňazí.
• FIU-Nederland: prijíma hlásenia o nezvyčajných transakciách a rozhoduje o tom, ktoré z nich sú vyhlásené za podozrivé a postúpené vyšetrovacím orgánom.
• NVWA: bezpečnosť potravín, bezpečnosť výrobkov, označovanie a dobré životné podmienky zvierat.
• ILT: doprava, preprava odpadu, voda a bývanie.
• Obce, provincie a environmentálne služby: povolenia a presadzovanie podľa Omgevingswet.
• Výskum, vývoj a inovácie a sektoroví dozorcovia v oblasti kybernetickej bezpečnosti: povinnosť starostlivosti a hlásenie incidentov podľa zákona o kybernetických opatreniach (Cyberbeveiligingswet).
• Colný úrad (Douane) a Ústredný úrad pre dovoz a vývoz (CDIU): colné orgány, kontrola vývozu, licencie na dvojaké použitie a sankcie na hraniciach.
• Sektorové regulátory: Kansspelautoriteit, IGJ a NZa a od roku 2027 Nederlandse Autoriteit Uitleenmarkt pre sprostredkovateľov práce.

Za všetkými nimi sa skrýva kriminálna cesta. Zákon o hospodárskych priestupkoch (Wet op de economische delicten, WED) mení porušenia mnohých regulačných predpisov na hospodárske priestupky. Vyšetruje ich Finančná spravodajská a vyšetrovacia služba (FIOD) alebo príslušný inšpektorát a stíha ich špecializovaný úrad prokuratúry (Functioneel Parket). Takto sa administratívny problém stáva trestným a preto je vaša odpoveď na prvú žiadosť nadriadeného o informácie právnym rozhodnutím, nie operačným.

Koľko stojí nedodržiavanie predpisov?

Pokuta je viditeľným nákladom, ale zriedkakedy najväčším. Strata licencie, osobná zodpovednosť riaditeľov a obchodná škoda zvyčajne zaťažujú viac.

Maximálne pokuty sú vysoké: až 20 miliónov EUR alebo 4 % celosvetového obratu podľa GDPR, pokuty založené na obrate v práve hospodárskej súťaže a kategórie pokút podľa WED, ktoré sa zvyšujú so závažnosťou priestupku.

Druhým nákladom je strata povolenia na prevádzku. Orgán dohľadu môže pozastaviť alebo odobrať licenciu, uložiť príkaz podliehajúci pokute, ktorá platí, kým ju nesplníte, zatvoriť prevádzkareň alebo zakázať uvedenie produktu na trh. Pre regulovaný podnik to môže byť existenčné. Podanie námietky alebo odvolania nepozastavuje takéto rozhodnutie; na to musíte požiadať sudcu pre predbežné opatrenie (voorzieningenrechter) o predbežné opatrenie.

Tretie náklady sú osobné. Riaditelia môžu byť zodpovední voči spoločnosti za nesprávne plnenie svojich povinností podľa článku 2:9 BW, voči tretím stranám za nezákonné činy a voči konkurznej podstate, ak nebola podaná účtovná závierka alebo ak bola správa nedostatočná. Podľa článku 51 Sr môže byť priestupok spáchaný spoločnosťou stíhaný aj proti osobám, ktoré dali pokyn alebo skutočne viedli k zakázanému konaniu. Váš spis o dodržiavaní predpisov sa potom stáva dôkazom o jednotlivcoch, ako aj o spoločnosti.

Štvrtý náklad je komerčný. Banky prehodnocujú vzťahy, poisťovne zvyšujú poistné alebo rušia krytie, tendre vyžadujú vyhlásenia, ktoré už nemôžete robiť, zákazníci sa dovolávajú práv na audit a ukončenie zmluvy a kupujúci vášho podniku žiadajú o zníženie ceny alebo odškodnenie. Ako vysvetľuje naša poznámka o tom, ako si udržať náskok pred dodržiavaním predpisov v spoločnostiach , udržiavanie aktuálnych informácií je oveľa lacnejšie ako oprava škôd pod dohľadom.

Ako vytvoríte program dodržiavania predpisov, ktorý môžete preukázať?

Začnite so zoznamom svojich povinností, posúďte riziká, zabudujte kontroly do svojich procesov a uchovávajte dôkazy o ich fungovaní. Supervízor sa pozerá na to, čo ste urobili, nie na to, čo hovorí vaša politika.

Register povinností je jednotný zoznam všetkého, čo zaväzuje vašu firmu, usporiadaný podľa vyššie uvedených oblastí. Pre každú povinnosť zaznamenáva zdroj, nadriadeného, ​​interného vlastníka a dôkazy, ktoré preukazujú, že ju spĺňate.

Posúďte riziká

Každú povinnosť ohodnoťte podľa pravdepodobnosti jej zlyhania a závažnosti jej následkov. Závažnosť nie je len finančná: ohrozené povolenie má vyššie hodnotenie ako vyššia pokuta. Zamerajte svoje kontroly tam, kde je skóre najvyššie, a zaznamenajte si svoje zdôvodnenie.

Zabudujte kontroly do svojich procesov

Kontrolné mechanizmy fungujú najlepšie, keď fungujú bez toho, aby si ich niekto musel pamätať. Príkladmi sú krok preverovania sankcií pri prijímaní objednávok, povinné pole pre právny základ vo vašom marketingovom nástroji, štvoroké schvaľovanie platieb nad stanovenú sumu a automatické pripomenutie dátumov obnovenia povolení. Zaškoľte ľudí, ktorí prijímajú príslušné rozhodnutia, ako napríklad predaj v prípade sankcií a ľudské zdroje v prípade zamestnanosti, a zaznamenávajte dochádzku. Každej kontrole prideľte vlastníka s právomocou a rozpočtom na jej fungovanie, ktorý bude podávať správy členovi predstavenstva, ktorý je zodpovedný za celok.

Monitorujte a uchovávajte dôkazy

Stanovte si harmonogram interných kontrol, aspoň raz ročne vysledujte vzorku transakcií od začiatku do konca, zaznamenávajte incidenty a takmer chybné situácie a sledujte ich, kým sa každý problém nevyrieši. Podávajte správy predstavenstvu podľa pevne stanoveného harmonogramu, nielen keď sa niečo pokazí.

Ak sa ukáže, že ide o porušenie bezpečnosti, včas sa poraďte, či dobrovoľné oznámenie zlepšuje vašu situáciu. V niektorých režimoch áno, ale iba ak sa prihlásite skôr, ako nadriadený nájde iný spôsob.

Čo pre vás môžeme urobiť v oblasti dodržiavania právnych predpisov?

Naši právnici v oblasti dodržiavania predpisov pomáhajú podnikom v Holandsku nastaviť a obhájiť si svoje predpisy. V praxi:

• Vypracujte si register povinností pre každú oblasť so zdrojom, nadriadeným a interným vlastníkom pre každú povinnosť.
• Preskúmajte svoju dokumentáciu GDPR a pomôžte vám oznámiť porušenie údajov AP do 72 hodín.
• Overte si, či spadáte pod pôsobnosť licencie Cyberbeveiligingswet, Wwft alebo sektorovej licencie.
• Pripravte si odpoveď na žiadosť nadriadeného o informácie a zhodnoťte, či vám dobrovoľné poskytnutie informácií pomôže.
• Vypracujte stanovisko (zienswijze) alebo námietku (bezwaar) proti pokute alebo rozhodnutiu podliehajúcemu penále v šesťtýždňovej lehote na podanie námietky.
• Posúďte osobnú zodpovednosť vašich riaditeľov podľa článkov 2:9 a 2:248 BW.

zhrnutie

• Dodržiavanie právnych predpisov sa vzťahuje na všetky pravidlá, ktoré sú záväzné pre vaše podnikanie; dodržiavanie predpisov je časťou, ktorú presadzuje určený supervízor.
• Hlavnými oblasťami sú zamestnanosť, ochrana údajov a kybernetická bezpečnosť, dane a výkazníctvo, boj proti praniu špinavých peňazí a sankcie, právo hospodárskej súťaže a spotrebiteľské právo, životné prostredie a produkty a korporátne hospodárenie.
• Každá oblasť má svojho vlastného nadriadeného a WED môže porušenie predpisov zmeniť na trestné konanie.
• Nedodržanie týchto predpisov vás môže stáť licenciu a viesť k osobnej zodpovednosti riaditeľov, nielen k pokutám.
• Program funguje iba vtedy, ak má vlastníkov, kontrolné mechanizmy zabudované do procesov a dôkazy o ich fungovaní.

Často kladené otázky